Najlepsze narzędzia dla specjalisty PR

19 października 2023, Robert Sadowski

Każdy specjalista ds. Public Relations realizując zadania budowy pozytywnego wizerunku firmy i jej marek, zapobiegania kryzysom wizerunkowym w mediach i utrzymywania dobrych relacji z otoczeniem powinien wspomagać się odpowiednimi narzędziami. Są one w stanie bardzo ułatwić wykonywaną pracę, przyspieszyć realizację wszystkich celów i osiągnięcie najlepszych efektów (w tym postawionych przez kierownictwo KPI). 

Przygotowaliśmy taką listę programów i aplikacji, które mogą pomóc w sprawnej realizacji zawodowych projektów w PR. Oczywiście nie ma potrzeby zastosowania pełnej gamy takich rozwiązań. Każdy PR-owiec niech dostosuje korzystanie z tych zaproponowanych tu tooli wedle własnych potrzeb i sprawowanych obowiązków. Lista też nie jest pełna. Zdajemy sobie sprawę, że pojawiają się na rynku kolejne narzędzia, które mogą usprawnić pracę w działach Public Relations. Będziemy ją na bieżąco uzupełniać.

Zestawienie najlepszych narzędzi dla specjalisty PR:

1 – Analiza trendów wyszukiwawczych: Google Trends

Google Trends to serwis udostępniający informacje na temat liczby, pochodzenia, zależności od czasu i głównych regionów zapytań zadawanych przez użytkowników wyszukiwarki Google. Usługa pozwala m.in. na porównanie częstości interesujących nas zapytań na jednym wykresie. Ranking można sortować także według języka, państwa i województw, z którego zapytania pochodzą. Narzędzie wskazuje na frazy podobne do zapytania i zyskujące na popularności tematy pokrewne, stanowiąc cenną bazę wiedzy dla specjalisty PR.

Google Trends

2 – Analiza zachowań użytkowników na serwisie www: Google Analytics

Google Analytics to kluczowe narzędzie do analizy bieżących i archiwalnych statystyk naszych serwisów WWW. Umożliwia pobranie dziesiątek raportów związanych ze zbieraniem danych dotyczących ruchu internetowego, wskaźników konwersji i ROI.

Daje możliwość tworzenia segmentów użytkowników według źródła ruchu lub zachowania w serwisie. Dane możemy eksportować w kilku formatach (m.in. CSV, XLSX czy PDF). Co najważniejsze dowiemy się, które content przyciąga największe zainteresowanie i na jak długo, jak chętnie są pobierane oraz czytane nasze raporty czy informacje prasowe.

3 – Analiza skuteczności obecności witryn internetowych w wyszukiwarce Google: Google Search Console

Narzędzia i raporty Google Search Console pomagają mierzyć ruch i wydajność witryny w wyszukiwarce, optymalizować treści, rozwiązać wszelkie problemy z tym związane i sprawić, aby pokazywała się ona wyżej w wynikach wyszukiwania na określone słowa kluczowe. Jest też skarbnicą wiedzy na temat słów, na które jesteśmy często wyszukiwani oraz klikani. Pokazuje frazy na które jesteśmy wysoko w Google oraz te, nad którymi musimy jeszcze popracować i dotworzyć contentu oraz linków.

4 – Narzędzia do monitoringu mediów: Newspoint

Dzięki narzędziom do monitoringu mediów PR-owiec może na bieżąco sprawdzać, jak obraz danej marki kształtuje się w mediach. Może śledzić, jak rozchodzą się publikowane komunikaty prasowe i jak są oceniane przez odbiorców. Dotrze do danych, jak często jego marka i konkurencja jest prezentowana i w jakich typach mediów. 

Monitoring mediów – Panel Newspoint

W Newspoint poszczególne publikacje można analizować pod kątem:

  • daty, kiedy ukazał się materiał
  • medium (tytuł, zasięg, rodzaj)
  • autora tekstu (imię i nazwisko, stanowisko, redakcja)
  • kryterium wydźwięku (pozytywna, neutralna, negatywna)
  • AVE – ekwiwalent reklamowy

Monitoring mediów to też narzędzie do budowy bazy dziennikarzy piszących o konkretnej branży. Dzięki analizie wyszukanych publikacji możemy rozszerzać nasz content o nowe słowa i terminy, jako inspiracja do napisania nowych artykułów. Unikniemy kryzysów, które zaliczyły inne marki i poznawać metody działania prowadzące do wyjścia z takich sytuacji. Monitoring pozwala na bieżące śledzenie kampanii promocyjnych i informacji prasowych konkurencji. Umożliwia ustawienie alertów na słowa kluczowe aby być na bieżąco powiadamianym o wszelkich istotnych publikacjach. Wszelkie dane i wykresy z monitoringu możemy pobrać w postaci wykresów czy diagramów i wykorzystać w social media czy podsumowujących raportach.

5 – Narzędzia do e-mail marketingu i wysyłek newsletterów: Getresponse, Sare, Freshmail

W dzisiejszych czasach nie wyobrażamy sobie pracy w PR bez zaawansowanych platform umożliwiających masowe wysyłki komunikatów prasowych, newsletterów czy mailingów promocyjnych. To w takich systemach możemy wysyłać w kilka sekund setki maili, personalizować treści, targetować odbiorców i sprawdzać statystyki, kto i kiedy otworzył wiadomość, kto w który link kliknął, a kto nie chce już otrzymywać naszych wysyłek. To tam budujemy nasze bazy odbiorców zgodnie z obowiązującym prawem i pozyskujemy na to zgody marketingowe. My polecamy trzy narzędzia tego typu, które sami testowaliśmy lub wykorzystujemy do codziennej pracy: Getresponse, Sare, Freshmail.

6 – Narzędzia do przygotowywania obrazków: Canva

W dzisiejszych czas PR-owiec musi umieć dobrać odpowiednie obrazki i je przygotować do wysyłki dla dziennikarzy, czy do wstawienia na stronę internetową. Nie ma jednak potrzeby nauki obsługi wielkich kombajnów graficznych typu Photoshop czy Corel Draw. Nie zaszkodzi, ale gdy nie mamy czasu na naukę, czy budżetu na ich zakup, warto się zainteresować darmowymi rozwiązaniami typu Canva. Ich obsługa jest intuicyjna i do wielu podstawowych prac graficznych z powodzeniem wystarczą.

7 – Narzędzia do obróbki zdjęć: IrfanView

Wielokrotnie mierzymy się z potrzebą przycięcia zdjęć czy zmiany ich rozmiarów. Kolejne potrzeby to wyostrzanie, dodanie filtrów, rozjaśnianie czy sklejenie 2 zdjęć w jedno. Dodajemy znaki wodne czy stopkę © z oznaczeniem autora w celu dochowania praw autorskich. Irfan View jest idealnym narzędziem jeśli chcemy taki proces przeprowadzać hurtowo przy setkach zdjęć. A co z usunięciem czerwonych oczu na zdjęcia – jest też tam i taka opcja. Ponadto program współpracuje ze skanerem, umożliwia dokonywanie zrzutów ekranowych i przygotowywanie wygaszaczy (SCR) z pokazem slajdów.

8 – Wysyłka i publikacja komunikatów prasowych: NetPR

Odwiedzaliście kiedyś nasz serwis prasowy http://media.newspoint.pl/? Korzystamy tam z biura prasowego – oprogramowania w chmurze (SaaS) wspierającego naszą komunikację i public relations. Chodzi o NetPR. Taka technologia do budowy centrów informacyjnych – newsroomów, biur prasowych i witryn informacyjnych marek – zapewnia:

  • elastyczność działania i dopasowanie narzędzi do indywidualnych potrzeb
  • zwiększenie zasięgu treści i sprawności medialnej nawet o 100%
  • wiarygodność w czasach postprawdy i fake news
  • oszczędność czasu i automatyzację rutynowych czynności
  • spełnienie wymogów mobilności Google
  • wejście na wyższy poziom dzięki galeriom multimediów i komunikacji wideo
  • bezpieczeństwo danych i plików
  • gotowość na RODO

9 – Narzędzia do zarządzania czasem: Toggl

Nowoczesne podejście do wykonywania wielu zadań wiąże się z umiejętnością zarządzania czasem i zespołem. Może w tym pomóc odpowiednia aplikacja.  Z Toggl możesz śledzić upływający czas realizacji projektu, dzięki czemu dotrzymasz ustalonych deadline’ów. Efektywnie przydzielisz zadania i będziesz mógł monitorować godziny pracy, które każdy poświęcił na ich wykonywanie. Badania wskazują 25% wzrost liczby rozliczanych godzin (lepsza efektywność pracy) dzięki Toggl. 

10 – Narzędzia do wideokonferencji: Zoom, Google Meet

Pandemia udowodniła, że można się biznesowo spotykać online i na wielu płaszczyznach takie spotkania są bardzo owocne. Nie trzeba tracić czasu na dojazdy i ponosić związanych z tym kosztów. Do tego dochodzi możliwość prowadzenia webinarów czy po prostu pracy zdalnej i szybkich spotkań z zespołem. Takie burze mózgów czy biznesowe meetingi mogą się odbywać z wykorzystaniem wielu aplikacji. My w Newspoint korzystamy głównie z Google Meet i Zooma.

11 – Przesyłanie plików ftpem: FileZilla

Nowoczesny PR-owiec powinien poradzić sobie z ciężkimi plikami i załącznikami. Takich nie wyślemy e-mailem. Warto je wstawić na nasz serwer i w treści komunikatu wstawić link do takich dodatkowych materiałów. Jednym z prostszych w obsłudze narzędziem do zarządzania plikami na naszym serwerze jest FileZilla. FileZilla obsługuje połączenia za pomocą protokołów FTP, SFTP oraz FTPS wraz ze wszystkimi ich funkcjami. Dodawanie plików odbywa się na zasadzie przeciągnij i upuść i pozwala przenosić hurtowo pliki między naszym komputerem a serwerem.

12 – Pisanie za pomocą głosu: SpeechTexter

SpeechTexter to aplikacja zamiany mowy na tekst, która pomaga bardzo szybko i łatwo konwertować wypowiadane, czy czytane zdania na tekst. Jest to bardzo przydatne narzędzie dla osób, które nie potrafią szybko i bezwzrokowo pisać na klawiaturze. Korzystają z niej dziennikarze, studenci, blogerzy, copywriterzy i ludzie biznesu, którzy muszą szybko i sprawnie robić notatki. Wystarczy  nacisnąć przycisk mikrofonu i rozpocząć mówienie. Aplikacja sama dokonuje transkrypcji Twojej mowy na tekst w czasie rzeczywistym. Wykorzystujemy ją wielokrotnie do przygotowywania relacji z najważniejszych konferencji z dziedziny marketingu i PR.

Speech Texter

13 – Narzędzia do tworzenia landing pages: Landingi.pl

Jeśli polubiliście Canvę polubicie też Landingi.pl – serwis to tworzenia stron docelowych i microsite’ów wykorzystywanych w kampaniach sprzedażowych i promocyjnych, czy do zapisu na najnowszy raport, czy poradnik do pobrania za lead. To także narzędzie do zarządzania landing page’ami – zbierania leadów, zarządzania mikro konwersjami, czy prowadzenia testów A/B, aby optymalizować i modyfikować taką stronę. Co najważniejsze nie musisz znać języka HTML czy PHP, aby taką podstronę stworzyć. Landingi zapewniają mnóstwo szablonów, a cała praca polega tylko na przesuwaniu odpowiednich klocków – składowych strony www, którą chcesz stworzyć.

14 – Narzędzia do weryfikacji oryginalności swoich lub konkurencyjnych treści: Quetext, Copyscape  

Quetext oraz Copyscape są niezwykle skutecznymi programami dla twórców, którzy chcą zweryfikować oryginalność swoich treści lub tekstów konkurencji. To narzędzia do sprawdzania duplikatów i plagiatów – kompleksowy wynik analizy jest poparty miliardami analizowanych źródeł internetowych. Cenna wiedza dla każdego PR-owca.

15 – Tłumaczenia online: Google Tłumacz

Wielokrotnie tworząc w Newspoint content na bloga, czy do raportów branżowych posiłkujemy się aktualnymi badaniami i raportami – tekstami w obcych językach. Pomaga nam w tym translator online Google. Wystarczy wkleić tam duży fragment tekstu, a aplikacja natychmiast przetłumaczy go na dowolny język. Oczywiście taki tekst przed wykorzystaniem trzeba jeszcze przejrzeć pod kątem składni i błędów, dokonać odpowiednich poprawek i dostosować pod rynek polski, ale takie rozwiązanie jest szybsze i tańsze. Nie zawsze przecież potrzebujemy przysięgłego tłumacza, czy posiadamy w zespole osoby z poziomem native speaker’a.

Google Tłumacz

16 – Bieżąca analiza parametrów SEO serwisu www: SEO Quake

SEO Quake to bezpłatna wtyczka, która zapewnia wgląd w kluczowe wskaźniki SEO na przeglądanym właśnie serwisie www – własnym albo dowolnym innym. Dodatkowo znajdziecie tam inne przydatne narzędzia, takie jak audyt SEO całego serwisu, analiza linków wewnętrznych / zewnętrznych, czy raport gęstości słów kluczowych. To co działa dobrze i to co wymaga poprawy. Wszystko czytelne i intuicyjne, dużo liczb i wskazówek. SEO Quake działa na przeglądarkach internetowych Chrome, Firefox i Opera. Wszystko to bardzo potrzebna wiedza dla PR-owca, który zajmuje się działaniami z zakresu e-PR.

SEO Quake

17 – Zarządzanie kontaktami – CRM

Jeśli nie posiadasz biura prasowego z prawdziwego zdarzenia, o którym wcześniej pisaliśmy, to powinieneś korzystać z CRM – aplikacji do zarządzania kontaktami. Zarówno do dziennikarzy, partnerów biznesowych, organizatorów eventów czy firm gadżetowych i prezentowych. Takich danych każdy PR-owiec posiada setki. W dzisiejszych czasach prowadzenie takiej bazy w arkuszach Excela to za mało. CRM ma wiele funkcji związanych z kalendarzem, historią kontaktu czy raportowaniem. Na rynku jest wiele tego typu rozwiązań – każde szyte na miarę pod konkretnego klienta w zależności od potrzeb, funkcjonalności, czy liczby posiadanych kontaktów.

18 – Konwerter obrazu na tekst OCR: Onlineocr.net/pl/

Zapewne nie raz zdarzało się wam przynieść z targów czy konferencji ulotki czy gazetki, z których pomysły i teksty chcielibyście wrzucić do bazy materiałów, aby z nich potem czerpać inspiracje. Nie chodzi tu o zrobienie zdjęcia czy skanu, ale dotarcie do konkretnych tekstów. Przepisywanie tego wszystkiego to strata czasu. Są narzędzia typu konwerter obrazu na tekst pozwalające wyodrębnić tekst z obrazu lub przekonwertować plik PDF na format .doc, Excel lub tekst online. Chodzi o oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków. My chętnie korzystamy z narzędzia Onlineocr.net/pl.

19 – Pomysły na nowe treści: AnswerThePublic

AnswerThePublic to kopalnia wiedzy konsumenckiej, którą możesz wykorzystać do tworzenia świeżych, niezwykle przydatnych treści, opisów produktów i usług. W efekcie otrzymujemy zastawy przyimków, porównań, pytań, powiązań i relacji oraz alfabetyczne listy fraz podobnych do poszukiwanej przez ciebie. Całe mnóstwo propozycji. AnswerThePublic nasłuchuje danych autouzupełniania z wyszukiwarek, takich jak Google, a następnie szybko wyszukuje każdą przydatną frazę i pytanie, które ludzie zadają na temat twojego słowa kluczowego. Wszystko na bazie codziennych wyszukiwań w Google, których dokonuje się 3 miliardy, a 20% z nich nigdy wcześniej nie było wyszukiwane. Przetestujcie koniecznie.

Answer The Public

20 – Bazy synonimów i wyrazów bliskoznacznych: Synonim.net

Są u nas w zespole eksperci, którzy pamiętają jeszcze czasy wertowania drukowanej wersji „Słownika wyrazów bliskoznacznych” pod redakcją Stanisława Skorupki. Duża zielona książka. Te czasy minęły i mamy do dyspozycji internetową wersję w postaci słownika synonimów języka polskiegoSynonim.net. W słowniku tym znajduje się ponad 600 tys. synonimów do prawie 150 tys. słów i wyrażeń. To prawdziwa kopalnia pomysłów, aby nie używać w naszych tekstach powtarzających się słów. Co ważne, słownik jest ciągle rozwijany i dodawane są nowe słówka, a wszystko jest zupełnie za darmo.

Synonim.net

***

Znasz jeszcze jakieś ciekawe narzędzia dla zespołów PR, które możesz polecić? Pochwal się w komentarzu.



Zostaw komentarz:

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*



20 listopada 2023, Robert Sadowski

Trendy w mediach społecznościowych na rok 2024

W zmieniającym się błyskawicznie świecie mediów społecznościowych śledzenie trendów stanowi nieodzowny element utrzymania przewagi nad konkurencją. Raport SEMRUSH 2024 THE VISION OF A NEW SOCIAL ERA. SOCIAL MEDIA TRENDS REPORT został sporządzony we współpracy z czołowymi specjalistami branżowymi z zakresu mediów społecznościowych oraz marketingu. Zawarte w nim wnioski dotyczą przyszłości mediów społecznościowych.

14 listopada 2023, Robert Sadowski

Social sampling – rewolucja w testowaniu produktów przez konsumentów

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii i zmieniającymi się preferencjami konsumentów, dziedzina marketingu przechodzi znaczącą transformację. Jednym z najnowszych trendów, który zrewolucjonizował podejście do promocji produktów, jest social sampling. Ta innowacyjna strategia nie tylko podbija świat marketingu, ale także staje się kluczowym narzędziem dla marek pragnących dotrzeć do autentycznych opinii konsumentów jeszcze przed oficjalnym wprowadzeniem produktów...

25 października 2023, Robert Sadowski

Jak monitoring mediów pomaga wykryć nieuczciwe działania w social media?

Dzięki dynamicznie rozwijającemu się światu mediów społecznościowych, użytkownicy z jednej strony dysponują niezliczonymi możliwościami, ale z drugiej strony,  tworzy się również wiele problemów. Jednym z takich wyzwań jest konieczność obrony przed coraz bardziej wyrafinowanymi działaniami cyberprzestępców, którzy wykorzystują platformy społecznościowe do nieuczciwych celów. Bez wątpienia, obecność w mediach społecznościowych jest nieodłączną częścią współczesnego życia biznesowego...

19 października 2023, Robert Sadowski

Najlepsze narzędzia dla specjalisty PR

Każdy specjalista ds. Public Relations realizując zadania budowy pozytywnego wizerunku firmy i jej marek, zapobiegania kryzysom wizerunkowym w mediach i utrzymywania dobrych relacji z otoczeniem powinien wspomagać się odpowiednimi narzędziami. Są one w stanie bardzo ułatwić wykonywaną pracę, przyspieszyć realizację wszystkich celów i osiągnięcie najlepszych efektów (w tym postawionych przez kierownictwo KPI).  Przygotowaliśmy taką listę...

9 października 2023, Robert Sadowski

W jaki sposób konsumenci kupują w mediach społecznościowych?

Media społecznościowe od dawna są ważnym kanałem komunikacji i miejscem do robienia zakupów dla konsumentów na całym świecie. Jednak to, w jaki sposób konsumenci kupują w mediach społecznościowych, ewoluowało w ciągu ostatnich lat, a szczególnie w Stanach Zjednoczonych. Dane i statystyki pokazują, że rośnie znaczenie mediów społecznościowych, jako platform zakupowych.  Według raportu opublikowanego przez Statista,...